Consejos prácticos para abrir una heladería

Pese al gran volumen de contenido que se puede encontrar en internet, hoy todavía no está en condiciones de ofrecer información básica sobre variados aspectos de la heladería. Y no hablamos siquiera de cuestiones muy específicas o técnicas, que también, sino de aspectos nucleares y determinantes del oficio. Uno de ellos es el de poner en marcha un negocio de estas características tan particulares. Se trata de una información que no se explica ni está reunida en ningún lado y que, por desgracia, únicamente se suele obtener tras vivir en primera persona esta experiencia por parte del profesional. En este artículo explicamos una serie de consejos prácticos que van en esta dirección y que son el resultado de un asesoramiento con profesionales de primera línea, como los Campeones de España de Heladería, Jaume Turró y Mario Masiá, el especialista en proyectos integrales llave en mano, Carlos Arribas, el presidente de Anhcea, Marco Miquel, el proveedor de maquinaria, Jordi Guerrero, y uno de los responsables del Grupo Mattiello Veneto, especializado en soluciones y estrategias para rentabilizar negocios de heladería, Fabrizio Finali.   

Cuando se explora la red para echar un vistazo a los artículos disponibles sobre cómo abrir una heladería lo habitual es encontrar aproximaciones muy generales. En el mejor de los casos pasan de soslayo sobre el plan de negocios, con generalidades que podrían aplicarse a cualquier establecimiento comercial y actividad económica. Frecuentemente proceden de portales para emprendedores y, apenas, entran en aspectos tan relevantes como la elección de la localización del local, la maquinaria, el mobiliario, etcétera. Se ha dividido esta hoja de ruta en siete pasos básicos para afrontar con garantías la procelosa aventura de abrir una heladería.

 

1. La localización, una decisión clave

La ubicación es esencial. Las buenas heladerías las encuentras, no las tienes que buscar, asegura el Campeón de España de Heladería, Jaume Turró. En principio para acertar lo más fácil y sencillo es que la heladería se sitúe lo más cerca posible del centro de la ciudad o en primera línea de playa. La otra cara de la moneda es que esto implica, generalmente, un elevado alquiler mensual, algo que el profesional se puede ahorrar si su heladería es tienda propia. Los alquileres elevados obligan a una facturación considerable para poder hacer frente a este gasto mensual.

Las buenas heladerías las encuentras, no las tienes que buscar

Pero cuando se habla de centro no sólo nos referimos a que nuestra heladería esté situada en el centro de la ciudad. También puede darse el caso de que la heladería se encuentre en un punto neurálgico de un barrio, en una vía concurrida. De ahí que sea importante estudiar si se trata de un buen sitio de paso, aunque sea una calle alejada del centro urbano. Esta opción es muy viable económicamente, pero también implica que hay que defender muy bien el helado de ese establecimiento, o bien conseguir notoriedad en la oferta de productos, o incluso potenciar otro aspecto del negocio que actúe como gancho para llamar la atención del público. En este caso es fundamental hacerse un nombre. Tal y como detalla Carlos Arribas, que ha montado más de 30 heladerías, proyectos llave en mano, en toda la geografía española, “no es sólo importante en qué calle estás, sino si estás orientado al sur o al norte, si la gente circula por esta acera o por la de enfrente, cómo se ve todo desde fuera y desde dentro de la heladería”. En esta línea, Arribas recuerda que no es lo mismo seleccionar un sitio de paso que de paseo. Porque si se trata del primero, el de paso, es un lugar por el que transitas por obligación, ya sea de camino o de vuelta al trabajo. En cambio en el segundo caso, el de paseo, existe un componente de ocio, lúdico, y son aquellos momentos en los que se suele consumir un helado, porque “pocas veces se degusta si no estás de buen humor”, asegura. Estas zonas no son de alto coste y se refieren a paseos marítimos, etcétera.

Un paso previo es definir qué tipo de heladería queremos, si será de impulso, con lo que el espacio reservado a degustar tranquilamente el helado será mínimo, o se quiere optar por dar más peso a la zona de degustación. No hay duda de que disponer de mesas siempre es un aliciente para dar entrada a otros formatos como la copa helada y productos complementarios, como los gofres y las crepes, etcétera. 

2. La disposición del espacio

Uno de los aspectos fundamentales del diseño de una heladería es dar con la tecla adecuada en la distribución del espacio. En opinión de uno de los responsables del Grupo Mattiello Veneto, especializado en ofrecer soluciones y estrategias para rentabilizar negocios de heladería, Fabrizio Finali, la distribución es una materia compleja. Pasa por la geometría del local, que debe estar en conexión con la atmósfera de la heladería y, ésta última, a su vez, refleja el mensaje de marca del negocio. Estos son, en síntesis, algunos puntos clave en la distribución del espacio:

• Obrador a la vista: puede estar al final del local, en medio o en la parte delantera. 
• Ángulo de la vitrina respecto a la calle: dependerá también del tipo del local y la experiencia que se quiere dar al cliente.
• La presencia de puertas: El helado es un producto de venta por impulso hasta que no nos hayamos ganado la fidelidad del cliente y se le dé un motivo para venirnos a buscar. Debemos tener en cuenta este factor en el momento de diseñar la entrada del local.
• La forma del espacio, cuadrada o rectangular, tipo de orientación, son aspectos que condicionan las posibilidades del futuro negocio. Así un local profundo y con entrada no muy ancha obliga a intervenir para minimizar la profundidad, orientando la heladería hacia el exterior.

En conclusión, prosigue Fabrizio, una muy mala distribución puede llevar al cierre un local. Pero también, “equivocaciones menores sobre la distribución pueden hacerte perder hasta un 15% de la facturación por año” (es un dato muy generalizado y aproximativo, evidentemente hay muchos factores que influyen en esto). Si, por ejemplo, se colocara la vitrina al final de un local rectangular en una zona de pasaje turístico, es decir de venta por impulso, los clientes podrían pasar de largo de la heladería, desincentivando su entrada o rechazando la espera a que les atiendan. “Este tipo de cliente lo perderíamos y esto podría comportar hasta un 10% menos de lo facturado en un año. Si facturamos unos 150.000 € anuales perderíamos unos 15.000 € de ventas”, sostiene.

El interiorismo transmite como ningún otro elemento qué tipo de heladería es. De ahí que lo aconsejable sea ponerse en manos de un profesional, una elección que aunque sea algo más cara siempre saldrá más a cuenta porque aseguraremos un trabajo de mayor calidad, afirma Mario Masiá, Campeón de España de Heladería 2011. En este sentido, el interiorismo, es decir el diseño del local, tiene que ser muy claro y limpio. Se puede tener un buen producto, pero si la decoración no acompaña difícilmente se venderá como se esperaba, añade Jaume Turró. En cambio, se puede tener un producto mediocre que si el diseño es atractivo probablemente se acabarán consiguiendo buenos resultados.

Masiá Heladeros Artesanos es una heladería histórica de Sant Vicente del Raspeig, en la provincia de Alicante, cuyo origen se remonta a 1963. Es una de las heladerías de tradición jijonenca que ha sabido modernizar mejor el interiorismo de sus establecimientos, así como la imagen corporativa. En palabras del propio Mario Masiá, actual propietario del negocio familiar, uno de los elementos que garantiza que el diseño funcionará es la apuesta por la simplicidad. “Tanto el interiorismo como la imagen corporativa deben ser sencillos para que se entiendan bien, que sepan transmitir los valores de la heladería”, sostiene. Además, el heladero debe complementar el interiorismo con la gestión de las redes sociales, porque es una herramienta de comunicación más con el cliente, hoy en día muy importante”.

Jaume Turró, por su parte, compara la heladería con un pequeño teatro, que debe contar con una buena puesta en escena. El vestuario de los dependientes, el servicio del helado, el tipo de tarrina, la pala o el sacabolas, el toque con el que se sirve el helado, ya sea una galleta, una cereza o una manera de presentar el helado en forma de flor, como se hace en la cadena de heladerías Amorino, también forman parte de la identidad de un establecimiento. Con toda seguridad son elementos recordados por la clientela.

Dejando a un lado cualquier tipo de consideración profesional sobre la calidad del producto, una mesa fría donde se realiza “helado planchado” puede cumplir con este objetivo, atraer la atención del público, indicando que allí está pasando algo. Es, así, una puesta en escena que logra su objetivo. Y es que encontrar una puesta en escena propia o genuina en un local no es fácil, pero lo es todo, puntualiza Turró. Puede ser tan importante como la decoración del establecimiento o la calidad del producto.

3. Una inversión con criterio

Según el responsable de la empresa proveedora de maquinaria GB Serveis, Jordi Guerrero, dependiendo de las dimensiones del local la inversión en maquinaria para poner en funcionamiento una heladería con un ciclo normal de producción, es decir con una vitrina de 24 helados, puede rondar, grosso modo, entre 40.000 y 50.000 euros. Este presupuesto contempla la adquisición de equipamiento básico como mantecadora, pasteurizador, vitrina, armario de conservación y abatidor de temperatura. A esta cifra hay que sumar entre 8.000 y 10.000 euros más en concepto de adquisición del local, trámites administrativos y decoración. Sin embargo, todos estos datos son orientativos y están relacionados, lógicamente, con factores diversos como la localización y la marca de la maquinaria y el equipamiento.

En este punto hay que tener claro también que pese al volumen de información que ofrece internet continúa siendo muy recomendable ir a ferias internacionales como Sigep, en Rímini, la MIG de Longarone, o Intersicop, para comparar, hablar de precios con las empresas, probar y conocer de primera mano la maquinaria necesaria en este sector.

En opinión de Jaume Turró precisamente el contacto directo con los distribuidores es muy importante. Parecerá una obviedad, pero un error muy frecuente en este paso es comprar maquinaria de reducido formato porque se suelen quedar pequeñas a las mínimas de cambio. La mejor opción es decantarse por máquinas de mayor capacidad, mantecadoras y pasteurizadores que requieren una gran inversión. Son caras, pero tienen una vida útil muy larga. Y en las ferias es posible también conseguir descuentos. 

4. El equipamiento, eje del negocio

La gran decisión en este campo comienza con la elección entre dos sistemas de exposición del helado, la vitrina convencional y los tubos de glicol (pozzetti). Si la fama de la heladería está consolidada el profesional puede prescindir de exponer el helado a la vista. Además cada vez más profesionales reconocen que los tubos de glicol garantizan una mejor conservación del helado, aunque sea a costa de perder visibilidad del producto. No obstante, en la actualidad están surgiendo bancos que fusionan los conceptos de la vitrina expositora y los tubos de glicol.

Los tubos de glicol garantizan una mejor conservación del helado, aunque se pierde visibilidad del producto

En relación a la vitrina más habitual en el sector, que expone a la vista el helado en cubeta, siempre hay que intentar decantarse por una de óptimas prestaciones porque garantiza una buena salida del helado. Y no olvidemos que sólo se desea lo que se ve. Además, para mantener en buen estado este mobiliario es importante renovarlo cada 10 años, explica Jaume Turró. También nos recuerda que debe ser tan indispensable enseñar bien el producto al cliente como garantizar que su servicio sea accesible y cómodo para el heladero.

Jaume Turró nos brinda también un ejemplo válido para entender la trascendencia de este mobiliario. Tal y como explica, hace años disponía de una vitrina con un arcón bajo, por lo que las cubetas quedaban hundidas, asegura. En consecuencia el helado no estaba realzado, no se situaba a la altura de la mirada del cliente, quedaba además fuera del campo de visión del público infantil, que tiene más peso en la elección de compra de las familias.

Por otra parte, es recomendable que tanto en el caso de una vitrina exterior que da a la vía peatonal como del pasteurizador no tengan muchos años de vida útil. No conviene que estén desfasados porque el profesional se juega mucho con ellos. Si la vitrina exterior es una verdadera tarjeta de presentación del producto, el pasteurizador marca el ritmo del trabajo diario de la producción del obrador. De ahí que sea aconsejable que, además de ser una máquina relativamente nueva, el pasteurizador tenga una gran capacidad de producción porque, buscando una metáfora, será el pulmón de la productividad del obrador.

Asimismo, es necesario recalcar que el pasteurizador permitirá trabajar con previsión, es decir mantecar con tiempo de antelación todos los mixes o mezclas de los helados. Aunque también es cierto que si se dispone de un gran arcón congelador también se puede mantecar para almacenar producto acabado.

5. La oferta, el latido de la heladería

La creciente competitividad del sector y la exigencia de un consumidor cada vez más informado obligan a redoblar esfuerzos en la creación de una oferta única de helados, que esté a la altura de las expectativas sociales. Una carta de helados de una heladería del siglo XXI debe reflejar las tendencias de consumo que predominan entre la clientela y las líneas de trabajo más representativas del heladero. Es un requisito sine qua non para que la vitrina funcione frente a una clientela variada, que representa además los distintos segmentos de población del establecimiento (público infantil, personas mayores, turistas, hispanoamericanos y de otros lugares que siguen apostando por fruta tropical y productos tradicionales como el dulce de leche…).

Tal y como aconseja Turró en la obra 30 Helados Imprescindibles, dicha selección de helados debe contemplar todas las vertientes del producto, desde los más comerciales a los grandes clásicos, pasando por aquéllos que permiten satisfacer las inquietudes profesionales del heladero. Finalmente en este apartado, es muy importante establecer una política de precios acorde con el mercado en el que se inscribe la heladería. De ahí que sea bueno siempre moverse en un punto intermedio, alejado tanto de marcar un precio de saldo porque se devalúa el helado como de todo lo contrario.

 

6. Lo inevitable, la legislación

Es una de las partes más complejas, tediosas e importantes del proceso de apertura de una heladería. Parte de su complejidad tiene que ver con una legislación que se articula en varios niveles territoriales. En opinión del presidente de Anhcea, Marco Miquel, si bien existen convenios de hostelería de una provincia o comunidad autónoma, también está en vigor una legislación estatal que rige determinados aspectos. Pero la que marca más de cerca el funcionamiento de una heladería es la normativa municipal. Ésta se encarga de temas básicos como la concesión de la licencia de apertura del establecimiento y los permisos de obra, entre otras áreas, y supervisa que se cumplan normativas de sanidad, ruido, extracción de humo, ocupación de vía pública (posibilidad de instalación de terraza), riesgos laborales, etcétera. En consecuencia, el ayuntamiento tiene un papel muy activo en la solicitud de informes favorables a otras administraciones sobre puntos clave del día a día del negocio heladero. La web de Anhcea, por ejemplo, informa regularmente de la legislación que afecta a sus asociados y las modificaciones que se van produciendo. Es una buena manera de estar al día de las Directrices generales que regulan la actividad de las empresas alimentarias, la Guía de Prácticas Correctas de Higiene en la elaboración de helados y horchata, el Real Decreto sobre los Aditivos y la normativa sobre Etiquetado, por ejemplo. 

Lo ideal es ponerse en manos de un ingeniero que sepa interpretar la normativa municipal 

Jaume Turró admite que debido a la complejidad de este proceso no es recomendable presentarse directamente en el ayuntamiento para resolver todo lo que tiene que ver con este apartado. Obviamente, las ordenanzas municipales dependen de cada consistorio y sus funcionarios. De ahí que lo ideal sea ponerse en manos de un ingeniero que sepa interpretar la normativa municipal y esté familiarizado con ella. La figura de este intermediario es vital porque es el encargado de realizar el proyecto de ingeniería necesario para la puesta en marcha de una heladería. Es, así, el que pide los permisos y sabe cuáles son los pasos que hay que dar en cada momento. El ingeniero está al día de las ordenanzas porque tiene proyectos abiertos en el sector de la hostelería. Es cierto que, a menudo, no se pueden llevar a la práctica de golpe todos los cambios en el local, pero sí es posible realizar una inversión gradual para ir implementándolos poco a poco.

Según Carlos Arribas, el tiempo que transcurre desde la elección del local a la finalización de las obras en el mejor de los casos se sitúa en 3 meses, pero al final la mayoría acaban alargándose a 5 meses. Todo dependerá de la habilidad del ingeniero en su gestión, el ritmo de los operarios en el avance de las obras y la complejidad de las ordenanzas del municipio.

Normalmente las heladerías pequeñas tienen el obrador en la trastienda, es decir justo detrás del establecimiento de venta al público. Si, en cambio, el obrador está separado de la tienda aparecen problemas sanitarios en la elaboración y venta del helado. Además, si se comercializa el helado a terceros el propietario de la heladería deberá dar de alta la licencia comercial específica para esta actividad y el registro sanitario que solicitan las autoridades sanitarias también se vuelve más complejo. En este caso hay que valorar si compensa.

7. La formación, presente y futuro del profesional

La formación es crucial en este oficio, sobre todo si se quiere presentar un producto diferente y de valor añadido frente a la competencia. Permite que la heladería tenga su propia personalidad y exhibir un helado con unas señas de identidad. La asistencia a cursos y la lectura de revistas y libros especializados marcan el rumbo hacia el rigor y la profesionalidad, además de ayudar a la formación de criterio para escoger los proveedores más adecuados de materia prima, de mobiliario y maquinaria. En este sentido, es necesario establecer la mejor red de distribuidores posible. Una de las vías más directas para estar familiarizado con esta vertiente es tener controlada la guía de proveedores de la revista sectorial, Arte Heladero, y visitar con regularidad las ferias de heladería.

La formación es crucial en este oficio, sobre todo si se quiere ofrecer un producto diferente

Al hilo de esta idea, asociarse al gremio profesional, en este caso a Anhcea, puede ser una opción para estar más protegido y tener una posición ventajosa en relación a los proveedores. En este punto no se puede olvidar que se debe tener la suficiente agilidad como para cambiar de proveedores si las necesidades cambian, ya sea para lograr una mayor satisfacción del profesional, ya para conseguir precios más ajustados.

Puntos Clave

1. Las buenas heladerías las encuentras, no las tienes que buscar.
2. Siempre es preferible escoger un sitio de paseo que de paso.
3. Una muy mala distribución puede llevar al cierre de un local; pequeños errores representan hasta un 15% menos de facturación al año.
4. El interiorismo tiene que ser muy claro y limpio.
5. La inversión para tener un ciclo normal de producción con una vitrina de 24 helados ronda entre 40.000 y 50.000 euros.
6. Es importante renovar cada 10 años la vitrina para mantenerla en buen estado.
7. El pasteurizador marca el ritmo del trabajo diario de producción.
8. La selección de helados debe contemplar todas las vertientes, desde los más comerciales a los grandes clásicos, pasando por los de autor.
9. La formación es crucial para presentar un producto con personalidad definida.
10. Lo ideal es ponerse en manos de un ingeniero que sepa interpretar la normativa municipal y esté familiarizado con ella.
11. El tiempo que transcurre desde la elección del local a la finalización de las obras suele situarse entre 3 y 5 meses.